Temaöversikt

Regional samverkan - coronaviruset

I över två månader har de regionala aktörerna agerat och arbetat i samverkan med anledning av Coronasituationen. Här kan ni ta del av hur arbetet startades upp och hur det fortlöper.

Ola Slettenmark, Samordningschef|
Ett intensivt och omfattande arbete har bedrivits tillsammans på samtliga samverkansnivåer sedan i februari. Ola Slettenmark, Samordningschef
I slutet av januari fick vi kännedom att ett nytt virus börjat spridas i Kina. Det som inledningsvis såg ut att vara en epidemi i Asien, utvecklades snart till en smittspridning som kom att påverka hela världen. Inom arbetet i Samverkan Stockholmsregionen började de gemensamma funktionerna att följa händelsen så snart den blev känd. Detta skedde bland annat  i form av omvärldsbevakning, informationsdelning och planering, utifrån att epidemin skulle kunna utvecklas till en situation som även kunde påverka Sverige och Stockholmsregionen. 
 
Den 6 februari genomfördes ett samverkansmöte för de 37 aktörernas representanter på samordnande nivå och kommunikatörsnätverk där smittskyddsläkare från Smittskydd Stockholm medverkade och gav information om läget. I anslutning till detta fattades beslut om att omgående påbörja ett aktörsgemensamt arbete för att ta fram ett planerings- och inriktningsunderlag baserat på tre grundläggande scenarier av smittspridning ("enstaka fall", "begränsad spridning" samt "omfattande spridning") samt att utökat omvärldsbevaka utvecklingen av situationen.
 
Aktiverat läge 28 februari
Planerings- och inriktningsunderlaget redovisades för och antogs av regionala chefsgruppen 17 februari. I samband med att situationen fortsatte eskalera övergick planeringen i ett aktiverat läge den 28 februari då också det första mötet på inriktande nivå genomfördes. Sedan dess har ett intensivt och omfattande arbete bedrivits tillsammans på samtliga samverkansnivåer för att möta den eskalerande situationen och för att förbereda aktörer och samhället i stort på den situation som vi i modern tid inte mött tidigare. Förmågan att kunna hantera denna händelse och andra kritiska situationer bottnar i de förhållningssätt, funktioner, rutiner och förtroende som byggts upp under många år tillsammans i det dagliga planerade arbetet mellan aktörerna i Samverkan Stockholmsregionen. 
 
Grunden för effektiv samverkan i kris - nära samarbete i vardagen
I det gemensamma arbetet i Samverkan Stockholmsregionen finns upprättade planer för utbildningar, övningar och regelbundna arbetsmöten.
Det löpande arbetet är att betrakta som en kontinuerlig inriktnings- och samordningsfunktion (ISF) baserad på två regionala forum; 
Inriktande forum (fokus: beslutskoordinering, gemensamma inriktningar, resurstilldelning)
Samordnande forum (fokus: lägesbild, behovsanalys, inriktningsunderlag, kommunikation)
 
I det dagliga arbetet träffas forumen för att följa upp, lära, utveckla och införa nya förmågor.  Vid olika kriser och akuta händelser aktiveras dessa forum för att möjliggöra inriktning och samordning utifrån samhällets behov i händelsen. Länsstyrelsen är värdorganisation för det samlade arbetet och aktörsgemensamma funktioner, s.k. koordinatorer, driver arbetet inom och mellan forumen för att säkra effekten av den samverkan som sker, och ur ett oberoende perspektiv driva arbetet mot de nödvändiga målen. Två sådana funktioner är Regional samverkanskoordinator och Regional kommunikationskoordinator.
 
I mer omfattande och långvariga situationer finns ofta behov av att fördjupad samverkan genom arbete i en regional samverkansstab (ISF-stöd). Där möts aktörsrepresentanter mer kontinuerligt och arbetar med att driva olika stabsfunktioner, t.ex. lägesbild, analys, kommunikationssamordning samt med beredningar som inriktande  och samordnade forum kan ta ställning till.  
 
Så genomförs samverkan i Coronasituationen
Två gånger i veckan möts samtliga beslutsfattare på inriktande nivå i syfte att koordinera beslut, diskutera principiella frågeställningar samt för att enas kring övergripande inriktningar för det samlade arbetet.  Dessa möten föregås av möten mellan aktörerna på samordnande nivå där informationsdelning av och diskussion kring olika behov sker. Det övergripande arbetet bereds och drivs genom en samverkansstab som leds av funktionen Regional samverkanskoordinator. Staben arbetar utifrån ett antal utpekade behovsområden. Arbetet i dessa uppdrag resurssätts genom aktörsgemensamma funktioner samt personal i Länsstyrelsens krisledningsstab. Några exempel på dessa områden. 
 
Informationsdelning och lägesbild
Sedan tidigt i händelsen finns en samverkansfunktion placerad i staben för Region Stockholms särskilda sjukvårdsledning (RSSL). Genom deltagande i staben säkras operativ lägesbild och informationsöverföring till den aktörsgemensamma samverkansstaben och övriga aktörer i Samverkan Stockholmsregionen.
Lägesrapportering av stiuationen görs samlat av aktörerna vid regelbudna samverkanskonferenser och utgör en av flera informationskällor som samlas till en lägesbild.  Lägesbilden utgör underlag för åtgärder och inriktningsbeslut, och även för rapportering till regering och centrala myndigheter. Coronasituationens påverkan på aktörers samhällsviktiga verksamhet är en viktig del i lägesbilden för att kunna följa utvecklingen både regionalt och nationellt och därmed styra åtgärder och resurser utifrån detta.
 
Kommunikationssamordning
Att utifrån samlad lägesbild ta fram och kommunicera samordnande budskap är avgörande för att uppnå framgångsrik krishantering. Den aktörsgemensamma funktionen Regional kommunikationskoordinator, RKK, driver och stödjer arbetet i kommunikationsnätverken där kommunikationsbehov och budskap tas fram och omsätts. I den aktuella situationen har fokus legat på att omsätta kommunikation och underlag från smittskyddsläkare och Region Stockholm  för att samhället ska vidta rätt åtgärder för att minska smittspridningen. Tvätta händerna, stanna hemma om du är sjuk, skydda de äldre, håll avstånd och ta personligt ansvar är några av huvudbudskapen. Att säkra att informationen når ut till alla målgrupper och på flera språk är en viktig del där många aktörer och kanaler har nyttjats. Tillsammans inom kommunikationsnätverken byter aktörerna erfarenheter och goda exempel.   
 
Materialförsörjning
Tillgången till förbrukningsmaterial och skyddsmaterial inom vård och omsorg har under hela situationen varit, och är fortfarande, mycket ansträngd, till och med akut. Utifrån detta har en gemensam funktion för materialförsörjning etablerats, med syfte att kontinuerligt inventera kommunernas behov, lagra, fördela och prioritera material, t.ex. plasthandskar, skyddsmasker, handsprit med mera. Funktionen rapporterar behov till Socialstyrelsen för centrala leveranser.
 
Analys, planering och inriktningsunderlag
Som en del i att vara förberedd och proaktiv bedrivs framåtsyftande analyser och scenarioplanering. På detta sätt kan framtida möjliga alternativa händelseutvecklingar och utmaningar identifieras. Utifrån detta kan aktörsgemensamma inriktningar och åtgärder vidtas för att förhindra minska konsekvenser. Tre olika smittspridningsscenarier har identifierats - enstaka fall, begränsad spridning samt omfattande spridning. Till detta har olika delscenarier kopplats, t.ex. olika former av nationella beslut, där scenario "stängning av skolor" samt scenario "geografisk karantän" har studerats, ytterligare exempel där scenarioarbete bedrivs är situationen att sjukvårdsbehoven överstiger tillgängliga resurser. 
Utöver omfallshantering görs analyser av arbetsmarknad och ekonomisk situationen i länet  på kort och lång sikt. 
 
Vi vill passa på att vara tydliga med att enbart för att aktörerna tillsammans arbetar med scenarier för att driva planering innebär inte att dessa händelser är sannolika att inträffa eller att vi tror att de kommer inträffa. Genom aktiv planeringen ges dock bästa förutsättningar för oss aktörer att förbereda oss tillsammans för det som kan inträffa.
 
Arbetet framåt
I nuläget vet ingen hur länge det samlade arbetet kring Coronasituationen kommer att behöva fortgå. Uthållighet och kontinuitet är därför viktiga delar för oss alla att arbeta med. I nuläget har vi 6 månader som gemensam planeringshorisont. Arbetet kommer under denna period att kontinuerligt förändras och justeras utifrån de behov som samhället har.
Vi uppdaterar information utifrån detta. 

Ola Slettenmark
Samordningschef